Vergleich analoger und digitaler Aktendokumentation im Fachgebiet der Mund-, Kiefer-, Gesichtschirurgie sowie Anwendung und Akzeptanz des Digitalisierungsprozesses
Comparison of analogue and digital medical documentation in the clinical department of oral and maxillofacial surgery as well as application and acceptance of the digitization process
von Alina Josephine Freese
Datum der mündl. Prüfung:2023-08-03
Erschienen:2023-06-26
Betreuer:PD Dr. Claus Wolff-Menzler
Gutachter:PD Dr. Claus Wolff-Menzler
Gutachter:PD Dr. Philipp Kauffmann
Zum Verlinken/Zitieren:
http://dx.doi.org/10.53846/goediss-9935
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Zusammenfassung
Englisch
Digital documentation forms the basis for efficient cooperation between the service providers involved in the care process of a patient. The Universitätsmedizin Göttingen (UMG) started implementing the new hospital information system MEONA in 2019. The digital patient file is the first part to be implemented. This study deals with the patient file as a central element of every clinical stay. A comparison of analogue and digital files should provide information about data quality and quantity as well as possible advantages and disadvantages of both forms of documentation. As a second focus, the acceptance of the employees after the introduction of the digital patient file was examined. This acceptance research aims to provide an overview of the challenges and difficulties in implementing a digital patient record within a hospital. In the analysis of documentation, 100 analogue and 100 digital patient files from the clinic for oral and maxillofacial surgery from clinical stays within the years 2019 and 2020 were taken into account. For representative results, the files were selected within the four most common main diagnoses in the period mentioned. For the additional acceptance research, the data was collected within the clinics for OMS, ENT and urology. A specifically designed questionnaire was used for this purpose. As part of the survey, 77 questionnaires could be evaluated. The statistical evaluation was carried out using proven mean comparisons and statistical independence tests. The free-text answers within the employee questionnaire were evaluated using qualitative content analysis. The superiority of digital documentation postulated in the research hypotheses in terms of completeness, scope, precision, traceability, legibility and efficiency could be confirmed within the framework of file analysis. A more extensive documentation was shown in particular in the documentation of the ward round notes. Significantly more documentation of findings and progress was found digitally than analogously. While the analogue documentation of pulse and temperature was often not clearly assignable, the digital documentation was easily comprehensible. In about half of the analogous patient cohort, at least one medication order per patient stay was imprecise. There was no information on dosage, delivery time or frequency. In MEONA, on the other hand, medication can only be ordered by the system if all of this information is complete. The date, time and employee who carried out each measure is also automatically stored digitally, while this information was often missing in analogue form. Colored highlights of laboratory values outside the normal range, allergies or infections also contribute to a safer environment for both patients and employees. With regard to acceptance research, employee acceptance can be taken for granted based on average mean values of over three on a five-point Likert scale. Nevertheless, there is great potential in increasing user satisfaction, especially with regard to system stability and compatibility with other applications. The evaluation of the individual factors also showed a dependency on the socio-demographic data of the participants and was better on average among users of the female gender, the nursing service and the younger age groups. In conclusion, it can be said that documentation in healthcare is to be understood as a complex construct that requires continuous reflection, consultation and adjustments. The digital documentation is to be evaluated as the basis for a modern and efficiently working hospital. The introduction of a new HIS is a long-lasting process that has a major impact on the employees of a clinic. This should be taken into account in the form of work relief during the introduction, regular training and adjustments to the department-specific requirements. Overall, the introduction of MEONA can be seen as a success for UMG on the way to implementing its digitization strategy.
Keywords: patient file; clinical documentation; employee acceptance; clinic for oral and maxillofacial surgery
Deutsch
Eine digitale Dokumentation bildet die Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit der am Versorgungsprozess eines Patienten beteiligten Leistungserbringer. Die UMG hat 2019 mit der Implementierung des neuen Krankenhausinformationssystems MEONA begonnen. Die digitale Patientenakte bildet hierbei den zuerst implementierten Teilbereich. Diese Untersuchung beschäftigt sich mit der Patientenakte als zentrales Element eines jeden klinischen Aufenthaltes. Ein Vergleich analoger und digitaler Akten soll Aufschluss über Datenqualität und -quantität sowie mögliche Vor- und Nachteile beider Dokumentationsformen geben. Als zweiter Schwerpunkt wurde die Akzeptanz der Mitarbeiter nach der Einführung der digitalen Patientenakte untersucht. Diese Akzeptanzforschung soll einen Überblick über Herausforderungen und Schwierigkeiten bei der Implementierung einer digitalen Patientenakte in einem Krankenhaus ermöglichen. In der Aktenanalyse wurden 100 analoge und 100 digitale Patientenakten aus der Klinik für Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie von Stationsaufenthalten aus den Jahren 2019 und 2020 berücksichtigt. Für ein möglichst repräsentatives Ergebnis erfolgte die Auswahl der Akten innerhalb der vier häufigsten Hauptdiagnosen im genannten Zeitraum. Für die ergänzende Akzeptanzforschung wurden die Daten in den Kliniken für MKG, HNO und Urologie erhoben. Hierfür wurde ein für diese Zwecke konzipierter Fragebogen genutzt. Im Rahmen der Befragung konnten 77 Fragebögen ausgewertet werden. Die statistische Auswertung erfolgte anhand von bewährten Mittelwertvergleichen sowie statistischer Unabhängigkeitstests. Die Auswertung der Freitextantworten des Mitarbeiterfragebogens fand mittels qualitativer Inhaltsanalyse statt. Die in den aufgestellten Forschungshypothesen postulierte Überlegenheit der digitalen Dokumentation hinsichtlich Vollständigkeit, Umfang, Präzision, Rückverfolgbarkeit, Leserlichkeit und Effizienz konnte im Rahmen der Aktenanalyse bestätigt werden. Eine umfangreichere Dokumentation zeigte sich insbesondere in der Dokumentation der Visitennotizen. Digital fanden sich signifikant mehr Befund- und Verlaufsdokumentationen als analog. Während die Dokumentation von Puls und Temperatur analog oft nicht klar zuzuordnen war, war die digitale Dokumentation problemlos nachvollziehbar. Bei etwa der Hälfte des analogen Patientenkollektivs war mindestens eine Medikamentenanordnung pro Patientenaufenthalt unpräzise. Es fehlten Angaben zu Dosierung, Abgabezeitpunkt oder -frequenz. Die Anordnung von Medikamenten ist in MEONA dagegen systemseitig nur möglich, wenn alle diese Angaben vollständig sind. Auch die Angabe von Datum, Zeitpunkt und ausführender Pflegekraft einer jeden Maßnahme ist digital automatisch hinterlegt, während analog diese Angaben oft fehlten. Farbliche Hervorhebungen von Laborwerten außerhalb des Normbereichs, Allergien oder Infektionen tragen zusätzlich zu einem sichereren Umfeld von sowohl Patienten, als auch Mitarbeitern bei. Hinsichtlich der Akzeptanzforschung kann anhand durchschnittlicher Mittelwerten von über drei auf einer Fünf-Punkte-Likert-Skala die Akzeptanz der Mitarbeiter als gegeben angesehen werden. Dennoch besteht großes Potenzial im Ausbau der Anwenderzufriedenheit, insbesondere hinsichtlich der Systemstabilität und der Kompatibilität mit anderen Anwendungen. Die Bewertung der einzelnen Faktoren zeigte außerdem eine Abhängigkeit von den soziodemographischen Daten der Teilnehmer und fiel bei Anwendern des weiblichen Geschlechts, des Pflegedienstes und der jüngeren Altersgruppen durchschnittlich besser aus. Abschließend lässt sich sagen, dass die Dokumentation im Gesundheitswesen als komplexes Konstrukt zu verstehen ist, das kontinuierlicher Reflexion, Absprachen und Anpassungen bedarf. Die digitale Dokumentation ist als Grundlage für ein modernes und effizient arbeitendes Krankenhaus zu bewerten. Die Einführung eines neuen KIS stellt einen langandauernden Prozess dar, der großen Einfluss auf die Mitarbeiter einer Klinik hat. Das sollte in Form von Arbeitsentlastung während der Einführung, regelmäßigen Schulungen und Anpassungen an die abteilungsspezifischen Erfordernisse berücksichtigt werden. Insgesamt kann die Einführung von MEONA als Erfolg der UMG auf dem Weg zur Umsetzung ihrer Digitalisierungsstrategie angesehen werden.
Schlagwörter: Patientenakte; klinische Dokumentation; Mitarbeiterakzeptanz; Akzeptanzforschung; Klinik für Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie
