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Publizieren auf eDiss

Inhaltsverzeichnis

Voraussetzungen

Bevor Sie mit der Veröffentlichung Ihrer Arbeit anfangen, vergewissern Sie sich bitte, dass

  • Sie die aktuelle, für Sie gültige Promotionsordnung zur Kenntnis genommen haben,
  • zwei gedruckte und gebundene Exemplare Ihrer Arbeit vorliegen und
  • falls Sie Mediziner sind, Ihre Einladung zur mündlichen Prüfung vorliegt.

Anforderungen

Bei der SUB Göttingen müssen zwei gedruckte und gebundene Exemplare und eine elektronische Version (PDF-Datei) Ihrer Arbeit abgeliefert werden. Die PDF Version muss als eine Datei (nicht als mehrere Einzeldateien) vorliegen und darf keine Sicherheitseinschränkungen enthalten.

Inhaltlich müssen die gedruckten Exemplare Ihrer Arbeit mit Ihrer elektronischen Dissertation identisch sein.
Es gelten zwei Ausnahmen: Die eidesstattliche Erklärung (Affidavit) sollte bitte im PDF nicht mit einer Unterschrift versehen sein. Der Lebenslauf muss üblicherweise in der gedruckten Version eingebunden sein, kann aber in der online Version weggelassen werden. Hier gilt die Vorgabe der jeweiligen Promotionsordnung.

Kumulative Dissertationen

Die Verbreitung und Akzeptanz dieser Form der Dissertation ist von Fakultät zu Fakultät verschieden. Bitte lesen Sie Ihre Promotionsordnung aufmerksam und informieren Sie sich ggf. bei Ihrem Prüfungsamt.

In einer kumulativen Dissertation werden mehrere eigenständige Artikel für Zeitschriften oder Sammelbände zu einer Dissertation zusammengefasst. Sowohl für bereits erschienene Artikel, wie auch für die Artikel, für die eine Veröffentlichung im Verlag geplant ist, klären Sie bitte unbedingt die Rechtesituation mit dem jeweiligen Verlag (einige Verlage bieten einen eigenen Lizenzierungsservice an, z.B. THIEME). Falls Sie einem Verlag sog. exklusive oder ausschließliche Nutzungsrechte übertragen haben, dürfen Sie den Text der jeweiligen Artikel entweder nur nach Genehmigung des Verlags unmittelbar in die Dissertation einbinden und online bereitstellen lassen, oder erst nach einer Karenzzeit (i.d.R. 12 Monate nach Erscheinen) parallel öffentlich zugänglich machen (s. §38 Abs. 4 UrhG).

Folgende Links können Ihnen unter Umständen Hilfestellung leisten:
Sherpa/Romeo, eine online Informationsquelle, die Open-Access-Richtlinien diverser Verlage listet und analysiert.
Copyright Clearance Center Nach unseren Informationen stellt diese amerikanische Firma Doktoranden ihren Dienst für die Ermittlung von Copyright-Lizenzen kostenfrei zur Verfügung.
Falls Sie sich dennoch direkt an einen Verlag wenden möchten, kann diese kurze Vorlage (als PDF) eventuell hilfreich sein.

Wir möchten nochmals darauf hinweisen, dass die Klärung der Rechtesituation ausschließlich in Ihrer Verantwortung liegt und vor Abgabe der elektronischen Dissertation erfolgen muss.

Die elektronische Version einer kumulativen Dissertation für die Onlinebereitstellung und die gedruckten Pflichtexemplare sollen u.a. enthalten

  • Titelblatt
  • Inhaltsverzeichnis
  • Einleitung
  • übergreifende Diskussion mit Zusammenfassung aller Ergebnisse (Synopsis)
  • alle publizierten und eingereichten (oder andere zugehörige) Artikel

Die bereits publizierten Artikel, für die Sie die Abdruckrechte besitzen, sollen nach Möglichkeit in der Verlagsversion eingebunden werden. Wichtig sind die exakten Veröffentlichungsangaben und die Nennung etwaiger Ko-Autoren (korrekte Zitation). Gestattet der jeweilige Verlag Ihnen nicht, die Verlagsversion einzubinden, sollten Sie entweder möglichst genau auf die Verlagsversion verlinken/verweisen oder prüfen, ob Sie die Autorenversion einbinden dürfen. Für den korrekten formalen Aufbau der kumulativen Dissertation sind die Vorgaben Ihrer jeweiligen Promotionsordnung ausschlaggebend.

Sperrvermerk bei Zweitveröffentlichung oder Patentanmeldung

Um den Doktorandinnen und Doktoranden den Abschluß des Promotionsverfahrens zu ermöglichen, gehen immer mehr Fakultäten dazu über, die kumulative Dissertation als publiziert zu akzeptieren, wenn sie mit einem Sperrvermerk (Embargo) auf dem eDiss-Server der SUB vorliegt. Auch bei Dissertation, die im Zusammenhang mit einer Patentanmeldungen stehen, ist diese Vorgehensweise der verzögerten Sichtbarkeit üblich. In jedem Fall obliegt es den Doktorandinnen und Doktoranden, sich gemäß ihrer jeweiligen Promotionsordnung um einen Antrag für die zeitlich verzögerte Sichtbarkeit ihrer Dissertation zu bemühen. Informationen dazu erhalten Sie in dem für Sie zuständigen Prüfungsamt/Promotionsbüro. Bei der Zusendung der Druckexemplare der Dissertation an die SUB ist eine Kopie des genehmigten Antrags beizulegen. Die SUB verpflichtet sich, die Dokumente (PDF und zwei Druckexemplare) nicht vor Ablauf der Sperrfrist öffentlich zugänglich zu machen.

Das Publikationsverfahren

Erstellen Sie Ihre Dissertation als PDF Datei

Anleitung / Hilfe zur Erstellung Ihrer elektronischen Dissertation als eine PDF Datei (nicht als mehrere Einzeldateien), so dass sie durch keine Sicherheitseinstellungen geschützt ist.

Der Verzicht auf Sicherheitseinschränkungen ist aus folgenden Gründen erforderlich:

  • Als Open Access Publikationsserver garantiert eDiss seinen Nutzern, dass Sie die vorgefundenen Dokumente lesen und in kleiner Anzahl für private Zwecke drucken können. Die Verschlüsselung oder ein Druckvebot des Dokumentes würde dies verhindern.
  • Damit Ihre Dissertation in unsere Volltextsuche eingebunden werden kann, müssen wir den Text extrahieren können.
  • Im Zuge der Archivierung kann es notwendig sein, Ihr Dokument in andere Formate zu konvertieren.
  • Für die Meldung bei der Deutschen Nationalbibliothek wird ein Dokument ohne Sicherheiteinstellungen benötigt.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre PDF-Datei mit Navigationselementen (entweder mit Lesezeichen/bookmarks oder mit einem anklickbaren Inhaltsverzeichnis) zu versehen.

Registrieren Sie sich bzw. loggen Sie sich bei eDiss ein

Für die erstmalige Nutzung klicken Sie bitte auf „Registrieren“ im rechten oberen Kästchen im Kopf der Seite.
Es erscheint ein Formular, in dem Ihre E-Mail Adresse abgefragt wird. Nach Ausfüllen und Wegschicken des Formulars bekommen Sie eine Nachricht mit einem Link zu Ihrem zukünftigen Benutzerprofil. Geben Sie bitte dort Ihren Namen und Telefonnummer an. Durch die Sprachauswahl können Sie bestimmen, in welcher Sprache Sie Benachrichtigungen von uns erhalten wollen.

Dieser Vorgang stellt sicher, dass keine fremde Person Sie ohne Ihr Wissen auf eDiss registrieren kann. Unmittelbar nach der Registrierung sind Sie auf eDiss eingeloggt.

Um sich bei eDiss einzuloggen, klicken Sie einfach auf „Einloggen“ im rechten oberen Kästchen im Kopf der Seite und geben Sie Ihre E-Mail Adresse im erscheinenden Formular ein. Nach Wegschicken des Formulars sind Sie eingeloggt.

Als authentifizierte Nutzer haben Sie die Möglichkeit, auf eDiss zu publizieren, einen unterbrochenen Publikationsprozess wieder aufzunehmen oder über „Benutzerdaten“ (im linken Menü unter „Mein Benutzerkonto“) automatische Benachrichtigung über Neuerscheinungen in einzelnen Sammlungen zu abonnieren.

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen sich zum Schluss explizit auszuloggen (nicht nur den Browser zu schließen). Gehen Sie dazu mit der Maus auf Ihren Namen im oberen Kästchen rechts im Kopf der Seite. Dort klappt ein Menü auf, in dem der Punkt „ausloggen“ angeboten wird.
Oder Sie wählen den Punkt "Ausloggen" im Hauptmenü auf der linken Seite.

Starten Sie den Online-Publikationsprozess

Den Online-Publikationsprozess können Sie auf zwei Arten starten:

  1. Sie klicken auf „Jetzt publizieren“ im Menü links oben. In diesem Falle müssen Sie vor dem 1. Schritt (Dokument hochladen) zunächst die Sammlung (=Fachgebiet) auswählen, in der Sie Ihre Arbeit veröffentlichen wollen. Dazu werden Ihnen in einem Aufklappmenü alle Sammlungen aufgelistet.
  2. Sie navigieren zuerst über den Punkt „Bereiche & Sammlungen“ im Menü links zu der Sammlung (=Fachgebiet), in der Sie publizieren wollen. Dann klicken Sie auf den Button „Hier veröffentlichen“ im linken Hauptmenü oben. Sie starten dann direkt beim Schritt „Dokument hochladen“.

BITTE BEACHTEN SIE: Die Sammlungen entsprechen mit zwei Ausnahmen den Fakultäten der Universität Göttingen. Die Philosophische und die Sozialwissenschaftliche Fakultäten sind so umfangreich und heterogen, dass wir Sie in weitere Sammlungen untergliedert haben. Falls Sie den Online Publikationsprozess auf dem 1. Weg starten und Sie in einem dieser Bereiche promovieren, schauen Sie bitte zuerst diese Sammlungen an, um vorweg festzulegen, in welche Ihre Arbeit gehört!

BITTE BEACHTEN SIE: Solange der Publikationsprozess nicht abgeschlossen ist, können Sie jeder Zeit zu einem früheren Schritt zurückkehren und sowohl die eingegeben Daten ändern als auch Ihre Dokumente austauschen. Nach Abschluss des Prozesses sind keine Änderungen mehr an Ihrer Publikation möglich!
Nur in besonderen Ausnahmefällen können Sie uns kontaktieren und begründete Änderungswünsche mitteilen.

1. Dokument hochladen

Zum Hochladen Ihres Dokumentes wird Ihnen ein Formular angezeigt. Hier können Sie über den Button "Durchsuchen" Ihr Dokument auf Ihrem Rechner aussuchen und mit einem Klick auf "Datei hochladen und/oder noch eine hinzufügen" auf eDiss hochladen.

Sie können mehrere Dokumente (in beliebigen Formaten) nacheinander hochladen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie Ihre Dissertation durch zusätzliche Graphiken, Tabellen, Umfrageergebnisse, Labordaten etc. ergänzen wollen. Auch die Veröffentlichung Ihrer Arbeit in verschiedenen Formaten, z.B. zusätzlich für eBookReader wäre denkbar. In diesen Fällen geben Sie bitte zu den jeweiligen Dateien eine kurze Beschreibung im entsprechenden Formularfeld mit.

BITTE BEACHTEN SIE: Als erstes muss immer Ihre Dissertation als PDF-Datei hochgeladen werden. Erst dann akzeptiert eDiss weitere Dateien in anderen Formaten.

Ist Ihr PDF Dokument angenommen, können Sie mit dem Hochladen weiterer Dokumente ebenso fortfahren oder mit Klick auf "Weiter" zum nächsten Schritt übergehen.

Beim Hochladen der ersten PDF Datei werden zusätzlich die Metadaten Titel, Autor und Schlagwörter angezeigt, die die Datei enthält. Falls Ihr Dokument später bei einer Google-Suche gefunden wird, werden von Google diese Daten ausgelesen und beim Treffer angezeigt. Wollen Sie die Daten ändern, löschen Sie bitte ihr hochgeladenes Dokument, indem Sie das Häkchen neben dem Dateinamen setzen und auf "Ausgewählte entfernen" klicken. Unterbrechen Sie zunächst den Prozess und speichern Sie die Daten. Dann korrigieren Sie die Metadaten in Ihrem Dokument, nehmen Sie den online Publikationsprozess wieder auf und laden Sie die korrigierte Datei noch einmal hoch.
Da eDiss diese Daten nicht nutzt, sind Sie bei der Entscheidung ganz frei, ob sie hier Korrekturen vornehmen.

2. Dokument beschreiben

In diesem Schritt werden in einem Formular zunächst Ihre persönlichen Daten (Geburtsdatum, Adresse) abgefragt. Das Geburtsdatum ist zur Identifikation Ihrer Person notwendig.
Die persönlichen Angaben, zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse werden vertraulich behandelt und sind für die Besucher des eDiss-Servers nicht sichtbar!

Weitere Felder des Formulars dienen dazu, Ihre Arbeit zu beschreiben. Geben Sie hier bitte die erforderlichen Informationen (Originaltitel, Untertitel, Zusammenfassung etc.) an. Titel, Schlüsselwörter und Zusammenfassung müssen in jedem Fall auf Englisch vorhanden sein. Falls Ihre Arbeit in einer anderen Sprache verfasst ist, werden Sie aufgefordert, englische Übersetzungen zu diesen Angaben zu liefern.

Das letzte Formularfeld, "Nachricht für die Redakteure" ist optional und gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Nachricht für die Redakteure zu hinterlassen. Der Inhalt dieses Feldes wird von unserem eDiss-Team ausgewertet und ist nicht öffentlich sichtbar.
Pflichtfelder sind im Formular mit "*" gekennzeichnet. Sie können erst dann zum nächsten Schritt übergehen, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

3. Eingaben überprüfen

Hier werden Ihnen alle im vorherigen Schritt erfassten Angaben mit der Möglichkeit zur Korrektur angezeigt. Bitte gehen Sie die Daten sorgfältig durch und korrigieren Sie sie, falls nötig.

4. Dem eDiss-Vertrag zustimmen

Um Ihre Dissertation auf eDiss zu veröffentlichen, müssen Sie einen Vertrag mit uns abschließen, in dem die Rechte des Serverbetreibers und die Zugriffsrechte unserer Nutzer auf Ihre Publikation genau festgelegt sind. Der Vertrag gilt als abgeschlossen, wenn Sie durch Anhaken der Checkbox unter dem Vertragstext Ihre Zustimmung zum Vertrag geben und auf „Veröffentlichung abschließen“ klicken.
Vertrag als PDF Dokument herunterladen

BITTE BEACHTEN SIE: Wir machen Sie an dieser Stelle noch einmal darauf aufmerksam, dass nach Abschluss des Online-Publikationsprozesses keine Änderungen mehr an Ihrer Publikation möglich sind.

Liefern Sie uns zwei gedruckte Exemplare Ihrer Dissertation

Die gedruckten Exemplare Ihrer Arbeit müssen mit Ihrer elektronischen Dissertation identisch sein. In der Regel muss in die gedruckte Version Ihr Lebenslauf (am Ende) eingebunden sein. Wir empfehlen Ihnen, in der elektronischen Version Ihrer Dissertation Ihren Lebenslauf wegzulassen. Grundsätzlich gilt die Vorgabe der jeweiligen Promotionsordnung. (Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Prüfungsamt.)
In der elektronischen Version Ihrer Dissertation sollten Sie bitte keine Unterschrift bei der eidesstattlichen Erklärung (Affidavit) einbinden.
Allein in diesen Punkten ist ein Unterschied zu der gedruckten Version Ihrer Dissertation erlaubt.
Nach der Veröffentlichung sind keine Änderungen mehr möglich.

BITTE BEACHTEN SIE: Studierende der Medizin legen bitte eine Kopie Ihrer Einladung zur mündlichen Prüfung den gedruckten Exemplaren bei!

Die Druckexemplare schicken Sie uns bitte per Post zu oder reichen Sie sie in der Zentralbibliothek an der Empfangstheke im Eingangsbereich ein oder legen Sie sie in den Briefkasten am Personaleingang der Zentralbibliothek (Rückseite des Gebäudes).

Postanschrift:
SUB Göttingen-Zentralbibliothek
eDiss
Platz der Göttinger Sieben 1
37073 Göttingen

Fertig! Ihre Publikation wird von unseren Redakteuren freigeschaltet.

Sobald das PDF und die gedruckten Exemplare Ihrer Arbeit bei uns vorliegen, wird Ihre elektronische Publikation vom eDiss-Team öffentlich sichtbar gemacht (Metadaten + Abstract). Sie werden über die Freischaltung in einer E-Mail informiert. Das PDF wird eine Woche nach Veröffentlichung der Metadaten automatisch freigeschaltet. (Bei Dissertationen mit Sperrvermerk werden zunächst nur die Metadaten und der Abstract für die Dauer des Embargos sichtbar gemacht.)
Die Bestätigung über die erfolgte Publikation wird unmittelbar nach der Freischaltung an das zuständige Prüfungsamt / Dekanat weitergeleitet. Diese benötigen Sie zusammen mit Ihrem Revisionsschein, um bei Ihrem zuständigen Prüfungsamt / Dekanat Ihre Urkunde abholen zu können.
In einzelnen Fällen (z. B. die Beschreibung des Dokumentes enthält fehlerhafte Angaben) kann es vorkommen, dass die Redaktion eine Publikation ablehnt. In diesem Fall erhalten Sie eine E-Mail mit der Begründung der Ablehnung.

Den Publikationsprozess unterbrechen

Sie können den Online-Publiaktionsprozess über den Knopf „Speichern und später fortsetzen“ jeder Zeit abbrechen. Sie haben dann die Möglichkeit, Ihre bisherige Angaben zu speichern, um später damit fortzufahren oder die angefangene Publikation zu löschen.

Unterbrochenen Publikationsprozess wieder aufnehmen

Um eine Publikation wieder aufzunehmen, klicken Sie unter Mein Benutzerkonto auf Veröffentlichungen . Es erscheint eine Liste Ihrer unvollendeten Veröffentlichungen. Klicken Sie die zu bearbeitende Publikation an und dann die Schaltfläche Wiederaufnehmen, um mit dem Publikationsprozess fortzufahren.

Zum Navigieren innerhalb des Online-Publikationsprozesses benutzen Sie bitte die, mit den einzelnen Schritten beschriftete Leiste unmittelbar über den Formularen. Bei der Nutzung des browsereigenen Vor- und Zurückknopfes können wir keinen fehlerfreien Ablauf garantieren.

Meine Publikation wurde abgelehnt

Dies kann an zwei Stellen passieren

  1. Im Online-Publikationsprozess wird Ihr PDF Dokument beim Schritt „Dokument hochladen“ nicht hochgeladen.
  2. Nach Abschluss des Online-Publikationsprozesses lehnt die Redaktion die Freischaltung Ihrer Publikation ab. In diesem Fall bekommen Sie eine Nachricht von der Redaktion, in der der genaue Grund für die Ablehnung mitgeteilt wird.

Sind Korrekturen an Ihrem PDF-Dokument erwünscht, erledigen Sie diese zuerst und nehmen Sie dann den Online-Publikationsprozess wieder auf. Wurde die Publikation auf Grund von Beschreibungsdaten abgelehnt, so können Sie gleich den Publikationsprozess wieder aufnehmen und die Angaben korrigieren. Die Vorgehensweise zum Wiederaufnehmen des Online-Publikationsprozesses ist dieselbe wie bei dem unterbrochenen Publikationsprozessen.

BITTE BEACHTEN SIE: Ihr(e) Dokument(e) und alle früheren Eingaben sind gespeichert, so dass Sie keine Daten wiederholt eingeben müssen. Es ist jedoch notwendig, nach den Korrekturen im letzten Schritt dem eDiss-Vertrag erneut zuzustimmen. Dann steht Ihre Publikation unseren Redakteuren wieder zum Freischalten bereit.

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